۱- عنوان ایمیل

عنوان مهمترین بخش ایمیل و اولین چیزی است که دریافت‌کننده آن را می‌بیند. بنابراین انتخاب عنوان، یکی از مهم‌ترین نکاتی است که در هنگام ایمیل زدن به استاد برای اپلای باید در نظر گرفت. بیشتر ایمیل‌ها حتی توسط اساتید باز نمی‌شوند؛ آنها تنها به عنوان نگاه می‌کنند و ایمیل را پاک می‌کنند. دلیل اصلی این موضوع آن است که اساتید ایمیل‌های بسیار زیادی از دانشگاه، دانشجویان، مجلات علمی و… دریافت می‌کنند. اگر عنوان ایمیل شما چیزی مانند سلام و احوال‌پرسی، پذیرش (Admission)، بورسیه (Scholarship) و… باشد، احتمالاً ایمیل شما اصلاً خوانده نخواهد شد. استاد به راحتی آن را پاک می‌کند. در ادامه چند نمونه عنوان ایمیل برای دریافت پذیرش از اساتید بیان می‌کنیم:

  • Fall 2019 Prospective Student: Research Info needed
  • Summer 2019 Student: Artificial Intelligence Research Question
  • Spring 2020 Prospective Student: Need Admission Information
  • Fall 2019 Student : Need Info on Research Prospects at UW-Madison
  • Summer 2019: Research Assistantships Info Needed, URGENT !

کلیدواژه قابل ذکر در عنوان PROSPECTIVE STUDENT (به معنی دانشجوی آینده) است. نکته قرار دادن این کلیدواژه در عنوان ایمیل، آن است که هیچ استادی ایمیلی را که مربوط به دانشجوی آینده باشد پاک نخواهد کرد  و آن را خواهد خواند و به آن پاسخ خواهد داد یا اگر خود درباره آن تصمیم نگیرد، آن را برای فرد مناسبی ارسال خواهد کرد.

 ۲- دستور زبان و علائم نگارشی

بسیاری از دانشجویان بدون رعایت لحن نگارش مناسب و به طور خاص دستور زبان انگلیسی و علائم نگارشی به اساتید ایمیل می‌زنند. اگر در ایمیل اصول نگارش به طور دقیق به کار گرفته نشده باشد، نشان می‌دهد که نویسنده آن از مهارت‌های نگارشی زبان انگلیسی و به طور کلی از شایستگی لازم برای اخذ پذیرش برخوردار نیست. اساتید اغلب به این ایمیل‌ها حتی پاسخ نمی‌دهند. آنها افرادی دانشگاهی هستند و به رعایت اصول نگارش اهمیت می‌دهند. آنها از فردی که برای ادامه تحصیل در مقاطع تحصیلات تکمیلی درخواست می‌کند، انتظار دارند مهارت بالایی در نگارش به زبان انگلیسی داشته باشد و بتواند آنچه در سر دارد را به درستی بیان کند. بنابراین در زمان نوشتن ایمیل باید به این نکات دقت کرد. نباید از کلمات مخففی که در زبان چت به کار می‌روند (مانند ?c u then ،hw r u  و life gud) استفاده کرد. در غیر این صورت نباید زیاد به دریافت پاسخ مثبت از استاد امیدوار بود.

۳- اشاره به اطلاعات مربوط به تحقیقات استاد

یکی دیگر از نکاتی که در ایمیل زدن به استاد برای اپلای باید در نظر گرفت آن است که ایمیل باید نشان دهد که شما درک کاملی از حوزه پژوهشی استاد و آنچه او در این زمینه انجام می‌دهد، دارید. نکته کلیدی آن است که هر استاد در یک یا چند زمینه پژوهشی خاص کار می‌کند و تنها در همان زمینه یا زمینه‌ها بودجه پژوهشی دریافت می‌کند. بنابراین تنها در صورتی که به کار در حوزه تخصصی آنها علاقه‌مند باشید، می‌توانند شما را گزینه استفاده از فاند بدانند. هنگام نوشتن ایمیل به یک استاد، باید به تحقیقات اشاره کنید و برخی از اصطلاحات فنی مربوط به زمینه پژوهشی او را به کار ببرید. برای این کار باید نخست چند مقاله نوشته شده توسط استاد مورد نظر را بخوانید تا به او نشان دهید که تکلیف خود را انجام داده‌اید و این آنها را ترغیب می‌کند که حداقل به ایمیل شما پاسخ دهند. باید تلاش کنید که علایق فنی و تخصصی خود را بنویسید و آنها را به زمینه تحقیقاتی استاد ارتباط دهید. می‌توانید به مقالات پژوهشی یا کنفرانس‌های علمی خود اشاره کنید. اگر مقاله پژوهشی ندارید و در کنفرانس علمی‌ای شرکت نکرده‌اید، با مطالعه در زمینه پژوهشی استاد و مقالات او، ضمن نشان دادن میزان علاقه خود به مطالعات علمی در حوزه فعالیت استاد، ثابت کنید که دانشجوی پرتلاشی هستید. برای مثال می‌توانید بگویید «من علاقه زیادی به انجام پژوهش در زمینه شبکه‌های عصبی و تأثیر آنها در تصمیم‌گیری زمان حقیقی دارم».

۴- نحوه درخواست پذیرش، دستیاری یا فلوشیپ

درخواست مستقیم به این صورت که من به پذیرش یا فاند نیاز دارم اصلاً درست نیست. این نشان‌دهنده علاقه‌مندی شما نیست. باید جمله‌بندی خود را به گونه‌ای انتخاب کنید که تمایل شما به دانشگاه، دانشکده و دوره را نشان دهد. البته نحوه بیان این تمایل نباید تصنعی باشد که دانشگاه شما خوب است و… . درباره دانشگاه و دانشکده اطلاعاتی به دست آورید؛ مطالب موجود در سایت دانشکده، زمینه‌های پژوهشی و اطلاعات دوره را مطالعه کنید. باید بیان کنید که به تحصیل در دانشکده مورد نظر تمایل دارید زیرا به هیئت علمی آن و کار در کنار آنها علاقه‌مند هستید. برای دریافت فاند، می‌توانید اینگونه درخواست کنید: «من به انجام پژوهش در این زمینه علاقه دارم، وضعیت اعطای کمک مالی برای دانشجویان جدید در این زمینه چگونه است؟» یا «آیا دانشجویان جدید برای ترم نخست کمک مالی دریافت می‌کنند؟». به این ترتیب درمانده و محتاج به نظر نمی‌رسید چون سؤال شما حالت عمومی دارد. در اکثر موارد اساتید اینگونه پاسخ می‌دهند که «هنگامی که به اینجا بیایی می‌توانیم درباره اختصاص فاند صحبت کنیم».

۵- چند نکته دیگر جهت ایمیل زدن به استاد برای اپلای

  • ایمیل (به ویژه نخستین ایمیل) نباید زیاد طولانی باشد. معمولاً توصیه می‌شود متن ایمیل ارسالی از ۳۰۰-۲۰۰ کلمه بیشتر نشود.
  • در روزهای کاری هفته به استاد ایمیل ارسال کنید.
  • معمولاً توصیه می‌شود در نخستین ایمیل فایل CV (رزومه تحصیلی) خود را پیوست (Attach) کنید، هرچند این کار احتمال وارد شدن ایمیل شما به فولدر spam را افزایش می‌دهد.
  • برای خطاب قرار دادن استاد از ترکیب “نام خانوادگی استاد + .Dr” استفاده کنید.
  • می‌توانید با استفاده از حالت Bold یا زیرخط‌دار Underline زمینه‌های پژوهشی کلیدی یا پروژه خود را در متن برجسته کنید.
  • به هرچیزی (مانند شرکت‌ها) که ماهیت محلی دارد، ارجاع ندهید.

نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش کارشناسی ارشد

معمولاً استادهایی که بر کارهای پژوهشی متمرکز هستند، بسیار پرکارند و وقت چندانی برای خواندن ایمیل‌ها و پاسخ دادن به آنها ندارند. تصور نکنید که استاد، شرکت‌ها، سیستم نمره‌دهی و… مربوط به ایران را می‌شناسد. واقع‌بین باشید؛ انتظار نداشته باشید که استاد بلافاصله به شما پاسخ دهد یا همه اساتید به شما پاسخ دهند. ناامید نشوید.

ایمیل اپلای باید بسیار کوتاه و مختصر باشد. نباید داستان بنویسید چون اساتید وقت خواندن آن را ندارند. معمولاً نامه‌ای که بیشتر از ۵ خط باشد توسط اساتید خوانده نمی‌شود. در ادامه یک نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش کارشناسی ارشد آورده شده است: